5W2H

Há uma infinidade de ferramentas e metodologias para mensuração de resultados. Como gestor, busco praticidade e acredito que quanto mais simples, melhor. E pode acreditar que fazer o simples, requer bastante esforço e dedicação.

A ferramenta de gestão 5W2H acredito ser uma das melhores para ajudar no mapeamento do processo. Embora simples, é uma excelente metodologia que nos leva a pensar o processo como um todo.

Mas vamos ao que interessa: o que significa 5W2H? O nome deriva das letras iniciais das palavras que compõem sete perguntas sobre o processo. Abaixo, listo cada uma delas:

1. What? O que (será feito)? – Qual atividade será realizada?

2. Why? Por que (será feito)? – Por que a atividade será realizada?

3. Where? Onde (será feito)? – Onde a atividade será realizada?

4. When? Quando (será feito)? – Quando a atividade será realizada?

5. Who? Quem (fará)? – Quem fará a atividade?

6. How (como será feito)? – Como a atividade será realizada?

7. How much (quanto custará)? – Quanto custará a atividade que será realizada?

Independentemente do tamanho da sua empresa, é de extrema importância que você tenha em mente todos estes passos para uma boa definição do processo. Este exercício nos leva a enxergar o processo inteiro, além de nos fazer refletir sobre cada uma das atividades.

Um exemplo para ilustrar a utilidade da ferramenta. Imagine o processo de concepção de um produto:

1. What? – Qual o produto será lançado?

2. Why? – Por que lançaremos este produto?

3. Where? – Onde será produzido?

4. When? – Quando será produzido?

5. Who? – Quem produzirá?

6. How? – Como será o processo de produção?

7. How much? – Quanto custará o produto?

Perceba que este exercício o levará a fazer as mesmas perguntas para todos os processos envolvidos desde a produção até o recebimento da venda (compra de matéria prima, vendas, pagamento de fornecedores, faturamento, contas a receber, etc.).

Agora é colocar a cabeça para funcionar. Não se esqueça de envolver as pessoas chaves de cada um dos processos. É muito vantajoso para o processo ter visões de diferentes áreas e diferentes perfis (gestores e executores).